Leestijd: 6 minuten
Elk jaar op de tweede maandag van januari is het de ‘ruim-je-bureau-op-dag’. Wereldwijd staat deze dag op de kalender, in goed Engels ‘Clean Off Your Desk Day’. En omdat wij niet vies zijn van een schoon, opgeruimd bureau, delen we hier graag wat tips met je!
Smoesjes…
Zie jij om je heen ook zoveel rommelige bureaus met stapels papieren en andere documenten? Grote kans dat degene van dat bureau dan iets roept als “Als een rommelig bureau een chaotisch hoofd betekent, wat zegt een leeg bureau dan wel?!”… Tja, dat is natuurlijk een mooi argument om al die troep goed te praten. Maar het is niet handig.
Voordelen van een opgeruimd bureau
Een opgeruimd bureau heeft veel voordelen. Allereerst zul je sneller vinden wat je nodig hebt (als de spullen ten minste netjes zijn opgeruimd, en niet ergens anders een nieuwe stapel rommel vormen). Maar ook zorg je er daarmee voor dat vertrouwelijke of privacy-gevoelige informatie niet voor iedereen te zien of te pakken is. De ‘cleandesk-policy’ is dus niet alleen een kwestie van wat je zelf prettig of mooi vindt, vanuit informatiebeveiliging kan het ook een vereiste zijn. Ook wordt gezegd dat mensen die aan een opgeruimd bureau werken, minder snel gefrustreerd raken, zich beter kunnen concentreren en efficiënter werken. Bronnen hebben we niet, maar het klinkt wel heel logisch!
Zo ruim je op: de 5S-methode
Is het een enorme bende op jouw bureau? Dan zakt de moed je misschien in de schoenen om aan het opruimen te beginnen. De 5S-methode kan dan handig zijn. Dit is een Japanse methode die ook in Lean Management wordt toegepast. Het gaat om deze vijf stappen:
• S1: Scheiden - Maak een scheiding tussen wat nuttig en niet-nuttig is. Alles wat bij die laatste groep hoort, gooi je weg of ruim je op op een plek voor spullen die je niet snel moet kunnen pakken.
• S2: Sorteren - De nuttige spullen ga je nu netjes opruimen. Zorg dat je hiervoor een goede plek hebt en zet bij elkaar wat bij elkaar hoort.
• S3: Schoonmaken - Als het goed is, is je bureau nu leeg. Of heel veel leger. Een mooi moment om jouw werkplek even goed schoon te maken.
• S4: Systematiseren - Je werkplek is nu schoon en netjes. Om het zo te houden, is het handig als je de opgeruimde, nuttige spullen labelt. Je vindt ze dan sneller terug en kan ze dan ook weer op de juiste plek opbergen. Zo ga je steeds sneller werken omdat je geen tijd kwijt bent aan zoeken.
• S5: Standhouden - De laatste ‘S’ is misschien we de moeilijkste: standhouden. Ofwel dit goede voornemen volhouden. Lukt dat niet? Geen nood. Ga volgende maand gewoon weer aan de slag met S1 tot en met S4. Als je daar elke maand tijd voor inplant, dan wordt het een gewoonte. En is dat ‘standhouden’ alsnog gelukt!
Handige opbergers
Bij al dat opruimen is het ook handig als je het jezelf makkelijk maakt. Schaf daarom handige opbergers aan zoals stapelbakjes, mappen, een plank bij je bureau of desnoods een kast. Gebruik een prikbord om leuke of belangrijke dingen op te hangen. En zorg ervoor dat snoeren en kabels netjes opgeruimd zijn.
Ook fijn: een opgeruimde koffiecorner
Als het bij je bureau opgeruimd is, wil je natuurlijk ook dat je de koffie op een schone, opgeruimde plek kunt ophalen. En daar hebben wij de spullen voor. Met handige onderkasten waar je de voorraad koffie, melk en thee bijvoorbeeld kunt opruimen. Maar ook praktische accessoires om bij de koffiecorner te plaatsen. Zoals een bamboe dispenser om de melk- en suikerzakjes netjes in op te bergen. Of zo’n tafelafvalbakje waarin de lege zakjes meteen weggegooid kunnen worden.
Opgeruimd? Tijd voor koffie!
Is het jou gelukt om je bureau lekker op te ruimen? Dan heb je wat ons betreft wel een fijne kop koffie verdiend! Je zult zien dat die nog beter smaakt aan een opgeruimd bureau. Wil je meer weten over de opbergers voor de koffiecorner? Of zoek je een lekkere koffie voor op kantoor? Vraag het dan aan de koffieleverancier bij jou in de buurt. Als het lukt, ruimen ze de bestelling koffie nog voor je op ook. Zo blijft de koffiecorner ook lekker opgeruimd!