Vacature allround directiesecretaresse

Allround directiesecretaresse (28-32 uur per week)

Fortune Coffee is op zoek naar een zelfstandige allround directiesecretaresse die vooruit denkt en er haar hand niet voor omdraait om ondersteuning op hoog niveau te bieden.

Fortune Coffee, is dat een koffiewinkel?
Nee zeker niet! Fortune Coffee pakt het anders aan… Sinds 2000 is het een groeiende franchiseorganisatie met een sterk concept. Iedere dag wordt er gewerkt aan het leveren van koffieautomaten en bijbehorende producten aan de zakelijke markt door de Fortune ondernemers. En iedere dag wordt er door de centrale organisatie gewerkt aan het (door)ontwikkelen en in stand houden van de formule.

Als allround directiesecretaresse neem je werk uit handen van de directie en het formulemanagement. Je ondersteunt hen op inhoudelijk en organisatorisch vlak bij verschillende vraagstukken en dossiers en reikt informatie aan ter ondersteuning van de besluitvorming. Zij vertrouwen erop dat jij de klus klaart! De onderwerpen die in deze functie aan de orde komen zijn vaak discipline overstijgend en daarom stem je regelmatig en goed af met de verschillende afdelingen en collega’s.

Taken en verantwoordelijkheden
Je voornaamste taken en verantwoordelijkheden zijn:

  • Beheren en bewaken van de agenda’s en/of mailboxen, in het bijzonder van de directeur (rekening houdend met prioriteiten, personen, belangen en tijdsduur);
  • Zelfstandig voorbereiden en verwerken van e-mail en correspondentie;
  • Proactief signaleren, agenderen en bewaken;
  • Verzamelen, analyseren en verwerken van informatie ten behoeve van de directeur en het formulemanagement;
  • Plannen en organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten, deze (inhoudelijk) voorbereiden, uitvoeren en toezien op een correcte nazorg;
  • Plannen, coördineren en bewaken van de voortgang van uitgezette acties en afspraken;
  • Actief en op eigen initiatief communiceren naar betrokken partijen, zoals de Fortune ondernemers, collega’s van de centrale organisatie, large accounts en externe relaties;
  • Zorgen voor een adequaat en up-to-date documentbeheer;
  • Coördineren en ondersteunen bij stafprocessen en projecten;
  • Verrichten van secretariële werkzaamheden in de ruimste zin van het woord.

Wat verwachten wij van jou?

  • Een afgeronde HBO opleiding op het gebied van managementsupport;
  • Minimaal drie jaar relevante werkervaring in een vergelijkbare functie, bij voorkeur op het gebied van support-, project- en eventmanagement;
  • Je kunt je werk goed plannen, de juiste prioriteiten stellen en bent in staat om de voortgang van werkzaamheden en projecten effectief te bewaken;
  • Je hebt snel inzicht in hoe organisaties werken, hebt een goed gevoel voor onderlinge verhoudingen en weet zaken op een prettige wijze gedaan te krijgen;
  • Je denkt vooruit en anticipeert als vanzelfsprekend op lopende en ad hoc zaken;
  • Je kunt probleemoplossend handelen en bent besluitvaardig;
  • Je kunt improviseren, snel schakelen op verschillende niveaus en blijft daarbij accuraat;
  • Je beschikt over goede officevaardigheden;
  • Je bent woonachtig op maximaal 30 minuten van ons kantoor in Zoetermeer.

Wat bieden wij jou?

  • Een informele werksfeer in een hecht team;
  • Een afwisselende baan met uitzicht op een vast dienstverband;
  • Uitstekende salariëring en secundaire arbeidsvoorwaarden.

Hebben we een match?
Kun jij jezelf vinden in bovenstaande? En ben je net zo enthousiast als wij? Dan is deze vacature gewoon gemaakt voor jou! Stuur je cv en motivatie naar:

Fortune Coffee
T.a.v. de heer T. van der Tang
Postbus 6041
2702 AA Zoetermeer
E-mail: vacature@fortune.nl

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.